I sidste uge var jeg til møde inde i byen. Det var et meget konstruktivt møde, hvor vi fik løst mange problemer og lagt aktivitetsplaner for de næste 6 måneder. Mødet afsluttede med få beslutninger. Én af dem var, at jeg skal arrangere det næste møde, som skal afholdes om 3 måneder.
Vi blev også enige om, at mødet skal involvere flere institutioner, som har interesse i projektet, vi arbejder med. (Vi arbejder med et projekt, der handler om at involvere borgere i nye tiltag i deres lokalområder.)
Henvendes lokalt
Det betyder, at mødet skal henvende sig til lokale foreninger eller institutioner, der er i (næsten) daglig kontakt med borgerne. Fx relevante afdelinger fra kommunerne, sportsklubber eller biblioteker. Det betyder også, at jeg skal lægge mig lidt ekstra i selen for at skabe de rigtige rammer om mødet.
Normalt mødes vi i de lokaler, vi har på vores arbejdsplads. Men det går ikke, når vi skal have folk udefra med til mødet. Vi vil jo gerne give dem et godt indtryk, så de får lyst til at få mere at vide om vores projekt. På længere sigt vil vi jo i virkeligheden gerne inddrage dem aktivt i projektet – og finansieringen af det. Jeg har altså 3 måneder foran mig til, mødet skal afholdes.
Booke mødelokaler
Nu har jeg erfaring fra et tidligere job, så jeg ved, at man skal være ret hurtig med at få booket et mødelokale. Især i den periode, hvor mødet skal afholdes.
Derfor skal jeg i første omgang først have lavet en liste over mulige gæster til mødet. Hvilke foreninger, afdelinger, klubber mv. kommer de fra? Naturligvis vil det bedste sted, for hvor mødet skal afholdes være inde i centrum, så alle nemt kan komme dertil, uden at de skal bruge for lang tid på transport.
Bedste mødelokaler i selve København
Så sideløbende med at jeg udarbejder listen over gæster, som skal inviteres med til mødet, kan jeg sagtens gå på nettet og finde steder med mødelokaler. Det er nemt nok. Jeg skriver i søgelinjen på Google: ”Mødelokaler København”, så kommer der en liste med sites frem, som jeg kan kigge på. Er der nogle af lokalerne, der ser ud, som om de er rare, så kan jeg også nemt lige besøge dem og lave en booking. De bedste er bare dem hos MBK: https://mbkkursuslokaler.dk/moedelokale/
Det sværeste i hele processen med at få arrangeret et godt møde bliver at få defineret, hvor vi ser – og hvordan – at de forskellige foreninger og institutioner kan blive involveret direkte i projektet – og forklare dem, hvad vi mener, de får ud af det.
Vi ved jo allerede, at de fleste offentlige institutioner ikke har så mange penge, som de kan bruge til at udvikle nye projekter med, så vi skal virkeligt kunne give dem noget tilbage for de ressourcer, de bruger.
Men i første omgang, så bliver mødet sådan en reach-out til dem. Vi skal først have at vide, om de overhovedet er interesserede i at deltage i projektet. Derfor er rammerne om mødet vigtige. Det skal ikke være et kedeligt og koldt møderum i et hotels kælderetage.